Je kent het ritme wel. Overdag ben je bezig met je opdrachten, en tussendoor pieps je telefoon over een aanvraag voor een afspraak. 's Avonds ga je zitten om terug te mailen, waarna de klant een dag later antwoordt dat dat moment net niet uitkomt. Voor je het weet heb je vier berichten heen en weer gestuurd om een half uur in te plannen. Die tijd gaat af van je eigenlijke werk, en van de omzet die daarbij hoort.
Er is een eenvoudiger manier. Je laat klanten zelf een moment kiezen uit de tijden die jou schikken. Geen mailwisselingen meer, geen gemiste telefoontjes, en een agenda die netjes gevuld raakt terwijl jij aan het werk bent. In dit artikel lees je hoe je dat praktisch aanpakt, wat je moet regelen en waar je op moet letten zodat het voor jouw dienstverlening klopt.
Waarom heen en weer mailen je meer kost dan je denkt
Elke aanvraag die via mail of telefoon binnenkomt vraagt om een reactie, en elke reactie kost aandacht. Je moet je agenda erbij pakken, een paar opties voorstellen, wachten op antwoord en het geheel vastleggen. Reken maar eens uit hoeveel losse aanvragen je per week krijgt en vermenigvuldig dat met het aantal berichten per afspraak. Zo ben je zo een paar uur per week kwijt aan plannen in plaats van aan opdrachten uitvoeren.
Nog vervelender is wat je niet ziet. Een deel van de mensen dat een afspraak wil, haakt af tijdens dat gemail. Ze vragen ondertussen bij een concurrent aan die sneller reageert. Elke aanvraag die blijft liggen is een opdracht die je misloopt, en dat telt op over een jaar.
Wat zelf inplannen concreet betekent
Zelf inplannen wil zeggen dat de klant op jouw website een moment uitkiest dat past, zonder dat jij ertussen zit. Hij ziet welke dagen en tijden vrij zijn, klikt op het gewenste blok, vult zijn gegevens in en klaar. Jij krijgt een melding, de afspraak staat meteen in je agenda en de klant ontvangt een bevestiging. Geen misverstanden over de datum, geen dubbele boekingen.
Het mooie is dat jij bepaalt wat er te kiezen valt. Je stelt je werkgebied en je beschikbare tijden in, en de klant kan alleen boeken binnen die grenzen. Wil je op vrijdag geen nieuwe afspraken omdat je dan je administratie en offertes doet, dan zet je die dag simpelweg dicht.
Bepaal eerst welke afspraken hiervoor geschikt zijn
Niet elk contact met een klant hoeft via een boekingssysteem te lopen. Voor een groot, ingewikkeld project wil je vaak eerst even bellen. Maak daarom onderscheid tussen de standaardmomenten en het maatwerk. Denk aan afspraken zoals:
- een kennismaking of intakegesprek voor een nieuwe opdracht
- een moment om ter plaatse de situatie te bekijken en een offerte voor te bereiden
- een terugkerende afspraak of vervolgbezoek bij een bestaande klant
- een telefonisch adviesgesprek van een vast kwartier of half uur
Juist die herhalende, voorspelbare afspraken lenen zich uitstekend voor zelf inplannen. Het maatwerk houd je gewoon bij je persoonlijke aandacht. Zo verlies je niks aan kwaliteit en win je alleen tijd op het routinewerk.
Zet je beschikbaarheid slim in
Een veelgemaakte fout is je hele agenda openzetten. Dan krijg je afspraken op momenten die eigenlijk niet handig zijn, bijvoorbeeld verspreid over de dag zodat je steeds heen en weer moet rijden binnen je werkgebied. Werk liever met blokken. Reserveer bepaalde dagdelen voor klantbezoeken en houd andere vrij voor de uitvoering van je opdrachten.
Bouw ook reistijd en marge in. Als een bezoek doorgaans een uur duurt maar je een half uur onderweg bent, zorg dan dat er tussen twee boekingen genoeg lucht zit. Een systeem dat automatisch rekening houdt met die buffer voorkomt dat je jezelf klemzet. Zo blijft je dag werkbaar, ook als hij helemaal vol staat.
Verminder no-shows met bevestiging en herinnering
Een afspraak die de klant vergeet is dubbel jammer. Je hebt het blok gereserveerd, misschien ben je ervoor omgereden, en er komt niemand opdagen. Automatische berichten helpen daar sterk tegen. Direct na het boeken krijgt de klant een bevestiging, en een dag van tevoren een korte herinnering. Dat alleen al scheelt veel afzeggingen op het laatste moment.
Geef in die berichten ook de mogelijkheid om te verzetten of te annuleren. Dat klinkt tegenstrijdig, maar een klant die op tijd afzegt geeft jou de kans het blok weer vrij te geven voor iemand anders. Dat is veel beter dan een leeg gat in je dag waar je niks meer mee kunt.
Koppel het aan je offertes en facturen
Een afspraak is meestal het begin van iets. Na het bezoek volgt een offerte, en na akkoord een opdracht en een factuur. Hoe minder je die stappen los van elkaar doet, hoe minder er blijft liggen. Als de gegevens die de klant bij het boeken invult meteen klaarstaan voor je offerte, hoef je niks over te typen. Je klant is bekend, zijn aanvraag staat genoteerd en je maakt er in een paar klikken een offerte van.
Zo wordt het inplannen geen los trucje maar een schakel in een geheel dat van eerste aanvraag tot betaalde factuur soepel doorloopt. Dat is precies waar automatisering van offertes en facturen je werk lichter maakt, want de gegevens reizen mee in plaats van dat jij ze steeds opnieuw invoert.
Houd het menselijk
Zelf inplannen betekent niet dat je op afstand blijft. Het haalt juist het saaie geregel weg zodat er meer ruimte is voor het gesprek dat er echt toe doet. De klant voelt zich serieus genomen omdat hij direct terecht kan, en jij komt beslagen ten ijs omdat je zijn aanvraag al hebt gelezen voordat je aan tafel zit. Een korte, persoonlijke bevestiging in je eigen woorden maakt het compleet en laat zien dat er een vakman achter zit, geen anonieme machine.
Vergeet ook de mensen niet die liever bellen. Zet je telefoonnummer zichtbaar naast de boekknop. Sommige klanten willen eerst even overleggen. Het boekingssysteem is er om je te ontlasten, niet om deuren te sluiten.
Klein beginnen, daarna uitbreiden
Je hoeft niet in een keer je hele manier van werken om te gooien. Begin met een enkel type afspraak, bijvoorbeeld de kennismaking, en zet daar een paar tijden voor open. Zie hoe het loopt en breid daarna uit naar meer soorten afspraken. Binnen een paar weken merk je hoeveel rustiger je week wordt en hoeveel aanvragen er nu blijven hangen die vroeger in je inbox verdwenen.
Wil je zien hoe zoiets er voor jouw bedrijf uit zou zien, vraag dan vrijblijvend een gratis voorbeeld aan en bekijk in een paar tellen hoe je eigen site met online afspraken eruit kan zien.